Mała firma handlowa zwykle zaczyna od zeszytu albo Excela: ile sztuk przyszło, ile wyszło, ile zostało. To działa do pierwszej pomyłki — sprzedaży towaru, którego fizycznie nie ma, albo remanentu, który nie zgadza się z niczym. Od 2026 roku doszła jeszcze jedna zmienna: faktury zakupowe przychodzą przez KSeF, więc dane o przyjęciach już są w systemie — szkoda przepisywać je ręcznie. Ten wpis wyjaśnia, jak działa magazyn w małej firmie: jakie dokumenty warto prowadzić, czym jest wycena FIFO, kiedy zrobić spis z natury — i jak fakturea robi to wszystko w cenie programu do faktur.
W skrócie
- Dokumenty magazynowe (WZ, PZ, PW, RW, MM) to dowody wewnętrzne — prawo nie narzuca ich wzoru, ale muszą mieć numer, datę, towar i ilość oraz być trwałe.
- Wycena FIFO („pierwsze weszło, pierwsze wyszło") to najprostsza uczciwa metoda liczenia kosztu własnego sprzedaży — dopuszczalna i w KPiR, i w pełnej księgowości.
- Na koniec roku firma na KPiR robi spis z natury (remanent) — protokół z ilościami i wartościami, podpisany przez osoby spisujące.
- Dokumenty magazynowe nie trafiają do KSeF — tam idą tylko faktury. Ale KSeF pomaga magazynowi: z faktury zakupowej da się półautomatycznie zrobić przyjęcie.
- Faktura zbiorcza do wielu WZ jest legalna — wystawiasz ją do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostaw, a numery WZ mają w strukturze FA(3) swoje dedykowane pole.
- W fakturea magazyn pełny — wiele magazynów, dokumenty, rezerwacje, raporty i spis z natury — jest częścią aplikacji, w której fakturę i tak wystawiasz za 0 zł.
Od prostych stanów do magazynu pełnego
Nie każda firma potrzebuje dokumentów magazynowych. Usługodawca z kilkoma towarami przy okazji potrzebuje jednego: żeby stan sam się zmniejszał po wystawieniu faktury i sam wracał po korekcie. Tak działa magazyn prosty w fakturea — zero nowych pojęć, wszystko dzieje się w tle.
Firma handlowa potrzebuje więcej: przyjęć z cenami zakupu, wydań z kosztem własnym, przesunięć między lokalizacjami i twardego śladu po każdej operacji. To jest magazyn pełny. W fakturea przełączasz się na niego jednym kliknięciem — bezstratnie, z zachowaniem dotychczasowych stanów — i od tej chwili masz do dyspozycji komplet dokumentów.
Jakie dokumenty magazynowe prowadzi się w praktyce
| Dokument | Co oznacza | Kiedy go używasz |
|---|---|---|
| PZ — przyjęcie zewnętrzne | towar wchodzi od dostawcy | dostawa z faktury zakupowej albo bez niej |
| WZ — wydanie zewnętrzne | towar wychodzi do klienta | wydanie z magazynu, często przed fakturą |
| PW — przyjęcie wewnętrzne | towar pojawia się bez zakupu | nadwyżka z inwentaryzacji, produkcja własna |
| RW — rozchód wewnętrzny | towar znika bez sprzedaży | zużycie firmowe, szkoda, darowizna |
| MM — przesunięcie międzymagazynowe | towar zmienia lokalizację | między magazynem głównym a filią |
Dla firmy na KPiR żaden przepis nie narzuca wzoru tych dokumentów — to dowody wewnętrzne. Muszą jednak spełniać minimum: numer, data, nazwa towaru, ilość, strony operacji. I muszą być trwałe — dokumentu się nie kasuje, tylko anuluje ze śladem. Dokładnie tak działa rejestr w fakturea: anulowany dokument zostaje z numerem i datą anulowania, a stan wraca stornem.
Rozchód na cele osobiste
Jeśli bierzesz towar z magazynu na własne potrzeby, to nie jest zwykły rozchód — przekazanie na cele osobiste może wymagać naliczenia VAT należnego (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Dlatego RW w fakturea zawsze ma powód rozchodu — Twoja księgowa widzi go od razu i decyduje, co z tym zrobić podatkowo.
FIFO, czyli skąd się bierze koszt własny
Kupujesz 100 sztuk po 10 zł, potem 100 sztuk po 12 zł. Sprzedajesz 150. Ile Cię kosztował sprzedany towar?
Metoda FIFO odpowiada: pierwsze weszło, pierwsze wyszło. Schodzi najpierw 100 sztuk po 10 zł, potem 50 po 12 zł — koszt własny to 1600 zł, a na magazynie zostaje 50 sztuk warte 600 zł. Prosto, uczciwie i dokładnie tak, jak liczy to fakturea — każda dostawa jest osobną „warstwą" z własną ceną, a rozchód konsumuje warstwy od najstarszej.
Co ważne, przesunięcie MM między magazynami przenosi te warstwy razem z cenami — wartość zapasu w całej firmie nie zmienia się ani o grosz, a wycena nie „uśrednia się" po drodze.
KSeF pomaga magazynowi: przyjęcia półautomatem
Faktury zakupowe od Twoich dostawców trafiają do KSeF, a fakturea pobiera je automatycznie. Skoro system zna pozycje, ilości i ceny — może z nich zrobić przyjęcie magazynowe.
Działa to tak: pozycje faktury dopasowują się do Twojej kartoteki — najpierw po kodzie EAN (struktura FA(3) ma na niego dedykowane pole GTIN), potem po nazwie, a na końcu po zapamiętanych dopasowaniach dla tego dostawcy. Niedopasowaną pozycję wskazujesz raz — albo jednym kliknięciem zakładasz z niej produkt — i system to zapamiętuje. Druga faktura od tego samego dostawcy przyjmuje się już bez żadnego klikania. Nic nie dzieje się bez Twojego potwierdzenia.
WZ najpierw, faktura potem — faktura zbiorcza
W handlu częsty scenariusz: kilka dostaw do tego samego klienta w miesiącu, każda z dokumentem WZ, a na koniec jedna faktura. To w pełni legalne — fakturę zbiorczą wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostaw (art. 106i ustawy o VAT).
W fakturea zaznaczasz WZ-tki jednego kontrahenta i klikasz „Wystaw fakturę zbiorczą". Pozycje agregują się same, stan magazynu nie schodzi drugi raz (zszedł przy WZ), a numery dokumentów WZ trafiają do KSeF — struktura FA(3) ma na nie osobne pole, więc Twoja księgowa widzi powiązanie wprost w danych, nie w notatce.
Rezerwacje: nie sprzedawaj tego, co już obiecane
Gdy ten sam towar sprzedaje kilka osób — albo gdy wystawiasz proformy — łatwo obiecać towar dwa razy. Rezerwacje trzymają obok stanu fizycznego stan dostępny: fizyczny minus zarezerwowane. Rezerwacja powstaje ręcznie, ze szkicu WZ albo z proformy (i wygasa z jej terminem), a Ty wybierasz politykę: ostrzeżenie przy wydaniu poniżej dostępnego albo twarda blokada.
Spis z natury na koniec roku
Firma na KPiR ma obowiązek zrobić remanent na koniec roku — policzyć towar i wycenić go. W fakturea masz do tego dwa narzędzia: arkusz inwentaryzacji (wpisujesz policzone ilości, różnice księgują się same jako dokument IN) i raport „stan na dzień", który odtwarza ilości oraz wartość FIFO na dowolną datę — także wstecz, na 31 grudnia. Protokół spisu z natury drukujesz z miejscami na podpisy, gotowy do segregatora.
Dokumenty magazynowe a KSeF
Do KSeF trafiają wyłącznie faktury. WZ, PZ i pozostałe dokumenty magazynowe zostają w Twojej dokumentacji wewnętrznej — przechowujesz je tak jak inne dowody, standardowo 5 lat. KSeF nie zmienia zasad prowadzenia magazynu, ale — jak wyżej — potrafi mu sporo pomóc.
Ile to kosztuje
W fakturea magazyn pełny — wiele magazynów, dokumenty WZ/PZ/PW/RW/MM, rezerwacje, przyjęcia z KSeF, raporty i spis z natury — jest częścią tej samej aplikacji, w której wystawiasz faktury z wysyłką do KSeF za 0 zł. Nie potrzebujesz osobnego programu magazynowego ani integracji między dwoma systemami: faktura i magazyn mówią o tych samych towarach, więc wszystko dzieje się w jednym miejscu.
Co jeszcze potrafi magazyn
Od sierpnia 2026 doszły partie z terminami ważności (kolejność FEFO), plik JPK_MAG na żądanie urzędu, zamówienia do dostawców liczone z prognozy braków, cenniki dla hurtu i detalu oraz kompletacja zestawów. Opisaliśmy je w osobnym wpisie: Partie, terminy ważności, JPK_MAG i zamówienia.