Program magazynowy w małej firmie handlowej rzadko wywraca się na tym, czego nie umie. Wywraca się na tym, o czym nikt nie pomyślał wcześniej: partia jogurtów z krótszym terminem leży za tą świeższą, urząd prosi o plik JPK_MAG, a towar, który miał być zamówiony w poniedziałek, nikt nie zamówił. Ten wpis opisuje cztery rzeczy, które właśnie doszły do magazynu w fakturea — partie i terminy ważności, JPK_MAG, zamówienia do dostawców i cenniki — oraz to, kiedy każda z nich naprawdę się przydaje. Podstawy magazynu (dokumenty, FIFO, spis z natury) opisaliśmy osobno w Program magazynowy z KSeF.
W skrócie
- FEFO — dla towarów z terminem ważności wydania schodzą od najkrótszej daty, a nie od najstarszej dostawy. Włączasz to na karcie towaru, osobno dla każdego produktu.
- JPK_MAG przekazujesz tylko na żądanie urzędu (art. 193a Ordynacji podatkowej). Od 1 stycznia 2027 obowiązuje nowa wersja struktury — fakturea generuje obie i sam wybiera właściwą po okresie.
- Zamówienia do dostawców liczą się z prognozy braków i odejmują towar, który już jedzie — a przyjęcie dostawy jednym kliknięciem staje się dokumentem PZ.
- Cenniki pozwalają trzymać osobne ceny dla hurtu, detalu i stałych klientów; cennik przypięty do kontrahenta podstawia ceny na fakturze.
- Kompletacja składa zestaw z komponentów: RW zdejmuje składniki, PW przyjmuje komplet po sumie ich kosztów — wartość magazynu nie zmienia się ani o grosz.
FEFO: kolejność, która ratuje towar z terminem
FIFO mówi „pierwsze weszło, pierwsze wyszło" i dla śrubek jest to reguła w zupełności wystarczająca. Dla jogurtu już nie. Jeśli w czwartek przyjechała dostawa z terminem za tydzień, a w poniedziałek leżała dostawa z terminem za trzy miesiące, to FIFO każe wydać tę starszą — czyli tę z dłuższym terminem. Krótszy termin zostaje na półce i przeterminowuje się.
FEFO odwraca kryterium: first expired, first out — pierwszy schodzi towar z najkrótszym terminem. To nie jest metoda wyceny, tylko kolejność wydawania. Koszt własny nadal bierze się z konsumowanej warstwy, więc wycena pozostaje zgodna z KPiR i ustawą o rachunkowości — zmienia się wyłącznie to, którą partię magazyn wyda jako pierwszą.
W fakturea włączasz FEFO przełącznikiem „Pilnuj terminu ważności" na karcie towaru. Od tej chwili przy przyjęciu (PZ, PW, przyjęcie ręczne) możesz podać numer partii i termin, a wydania same schodzą od najkrótszej daty. Partie bez podanego terminu schodzą na końcu.
Partia jedzie razem z towarem
Przesunięcie MM między magazynami przenosi numer partii i termin razem z warstwą kosztową. Dzięki temu w filii widzisz tę samą partię co w centrali — to podstawa identyfikacji „krok wstecz, krok w przód", której dla żywności wymaga rozporządzenie 178/2002.
Osobna zakładka raportu pokazuje partie kończące się w ciągu 30 dni i te już przeterminowane, z ilością i wartością. A jeśli chcesz twardo pilnować, żeby przeterminowany towar nie wyszedł z magazynu, ustawiasz politykę terminów na „blokuj" — wtedy wydanie sięgające po partię po terminie zostanie zatrzymane. Domyślnie jest ostrzeżenie, bo bywa, że przecenionego towaru pozbywasz się świadomie.
JPK_MAG: plik, o który urząd może poprosić
JPK_MAG to jednolity plik kontrolny dla obrotu magazynowego. W odróżnieniu od JPK_V7 nie wysyła się go co miesiąc — przekazujesz go wyłącznie wtedy, gdy urząd o niego poprosi w toku kontroli lub czynności sprawdzających (art. 193a Ordynacji podatkowej). Obowiązek dotyczy podatników prowadzących ewidencję magazynową w formie elektronicznej.
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązuje nowa wersja struktury — JPK_MAG(2). Ministerstwo Finansów rozstrzygnęło to jednoznacznie: dane za okresy do 31 grudnia 2026 raportuje się wersją (1), a za okresy od 1 stycznia 2027 — wersją (2).
| JPK_MAG(1) | JPK_MAG(2) — od 2027 | |
|---|---|---|
| Dokumenty | PZ, WZ, RW, MM | PZ, PW, WZ, RW, MMWE, MMWY |
| Numer KSeF faktury | brak | osobne pole przy PZ, WZ i RW |
| Inwentaryzacja | brak | osobna sekcja INW |
| Metoda ewidencji | jedna | cztery metody z ustawy o rachunkowości |
fakturea generuje obie wersje i sam dobiera właściwą na podstawie wybranego okresu — nie musisz pamiętać, która obowiązuje. Plik powstaje osobno dla każdego magazynu, bo tak wymaga struktura. Przesunięcie MM widać z dwóch stron: w pliku magazynu źródłowego jako wydanie, w pliku docelowego jako przyjęcie.
Plik powstaje z dokumentów
Do JPK_MAG wchodzą dokumenty magazynowe, a nie same ruchy stanu — struktura wymaga numeru i daty dowodu. Jeśli w danym okresie masz ruchy z faktur bez dokumentu magazynowego, fakturea o tym uprzedzi przy pobieraniu pliku i podpowie włączenie automatycznych WZ i PZ, żeby kolejne faktury dostawały swój dokument.
Zanim wygenerujesz pierwszy plik, uzupełnij w ustawieniach firmy dane, których wymaga struktura: województwo, powiat, gminę i kod Twojego urzędu skarbowego. To jednorazowe.
Zamówienia do dostawców: domknięcie pętli
Magazyn i tak liczył, czego zabraknie — raport braków szacuje średni dzienny rozchód z ostatnich 90 dni i pokazuje, na ile dni starczy zapasu. Brakowało kroku dalej: zamówienia.
Teraz w zakładce Zamówienia klikasz „Zamów brakujące" i dostajesz gotową listę: co się kończy, ile trzeba domówić na najbliższe 30 dni i po jakiej cenie ostatnio kupowałeś. Od potrzeby odejmujemy towar, który już jedzie — bez tego drugie kliknięcie zamawiałoby to samo po raz drugi.
Zamówienie nie rusza stanu magazynowego i celowo nie wchodzi do ilości dostępnej. Towar w drodze widzisz osobno, bo dostawy bywają częściowe i spóźnione — a dostępność ma odpowiadać na jedno pytanie: co mogę dziś wydać.
Kiedy dostawa przyjeżdża, klikasz „Przyjmij dostawę" i z pozostałych ilości powstaje dokument PZ. Jeśli przyjechała tylko część, zamówienie zostaje otwarte, a resztę przyjmiesz kolejną dostawą — status wynika z pokrycia, nie z ręcznego przełącznika.
Cenniki: hurt, detal i stały klient
Typowa firma handlowa ma dwa albo trzy poziomy cen, nie unikalną cenę dla każdego klienta. Dlatego cenniki w fakturea są nazwane — „Hurt", „Detal", „Stały klient" — i przypina się je do kontrahenta. Wystawiając mu fakturę, ceny podstawiają się z jego cennika zamiast z kartoteki towarów.
Cena indywidualna dla jednego kontrahenta to po prostu cennik z jednym przypiętym klientem, więc model pokrywa oba przypadki. Cenę zawsze możesz nadpisać ręcznie na fakturze — cennik podpowiada, nie blokuje. Zarchiwizowany cennik przestaje podpowiadać ceny, ale nie rusza faktur wystawionych wcześniej; pozycja faktury jest zapisem stałym.
Kompletacja: zestaw z komponentów
Jeśli sprzedajesz zestawy złożone z rzeczy, które kupujesz osobno, potrzebujesz operacji, która zamieni jedno w drugie. Na karcie towaru definiujesz skład — z czego składa się jedna sztuka kompletu — a potem na stanach klikasz „Kompletacja".
Powstaje para dokumentów: RW zdejmuje składniki z magazynu, PW przyjmuje gotowy komplet. Koszt kompletu to suma kosztów własnych zdjętych składników, policzona co do grosza — dzięki temu wartość całego magazynu nie zmienia się po operacji. Rozkompletowanie działa symetrycznie.
Nie wprowadziliśmy do tego osobnego typu dokumentu, bo RW i PW mają już wszystko, czego taka operacja potrzebuje: numerację, anulowanie ze stornem, wydruk i miejsce w strukturze JPK_MAG.
Co to zmienia w praktyce
Magazyn w fakturea przestał być „stanami przy fakturach", a stał się narzędziem, na którym da się prowadzić firmę handlową: od zamówienia u dostawcy, przez przyjęcie z KSeF, partie z terminami i wydania po koszcie własnym, po plik dla urzędu i spis z natury na koniec roku.
Cała reszta się nie zmieniła: magazyn jest częścią aplikacji, w której fakturę wystawiasz za 0 zł. Nie ma osobnego abonamentu na moduł magazynowy ani limitu dokumentów.