Regulamin

Wersja 1.0 · obowiązuje od dnia opublikowania w Serwisie · ostatnia aktualizacja: 17 sierpnia 2026 r.

Ten regulamin opisuje zasady korzystania z serwisu fakturea.pl. Jest napisany po ludzku, bez zbędnej prawniczej ozdoby — jeśli któryś punkt jest niejasny, napisz na [email protected] i wyjaśnimy.

1. Kto świadczy usługę

Usługodawcą jest TOO GROUP spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Śremie, ul. Dezyderego Chłapowskiego 20/7, 63-100 Śrem, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001118570, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 7851818885, REGON 529239444, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej „Usługodawca" albo „my").

Kontakt we wszystkich sprawach: [email protected].

2. Definicje

• Serwis — aplikacja internetowa dostępna pod adresem fakturea.pl.
• Użytkownik — przedsiębiorca, który założył Konto w Serwisie.
• Konto — zbiór danych i ustawień Użytkownika w Serwisie.
• KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
• UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru wystawiane przez KSeF po przyjęciu faktury.
• Regulamin — ten dokument.

3. Dla kogo jest Serwis

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców — kierujemy go do mniejszych, małych i średnich przedsiębiorstw. Nie jest przeznaczony dla konsumentów, bo służy do wystawiania faktur w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Do korzystania potrzebujesz: konta Google, przeglądarki w aktualnej wersji i połączenia z internetem. Serwis nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania.

4. Zakres usługi

W ramach Serwisu możesz:

• prowadzić profil swojej firmy i listę kontrahentów,
• wystawiać faktury sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe, końcowe i proformy,
• wysyłać faktury do KSeF i odbierać UPO,
• pobierać faktury zakupowe wystawione na Twój NIP z KSeF,
• prowadzić prosty magazyn i rejestr płatności,
• prowadzić osobisty budżet (moduł niezależny od modułu firmowego).

Uzupełnianie danych kontrahenta po numerze NIP korzysta z publicznego rejestru REGON prowadzonego przez GUS. To udogodnienie, nie warunek wystawienia faktury — jeśli rejestr nie odpowie, dane wpiszesz ręcznie.

5. Konto

Konto zakładasz logując się kontem Google. Nie ustawiasz u nas hasła i nie przechowujemy Twojego hasła do Google.

Jedno Konto należy do jednej osoby. Nie udostępniaj dostępu do swojego Konta osobom trzecim — odpowiadasz za działania wykonane po zalogowaniu na Twoje Konto.

Konto możesz w każdej chwili usunąć, pisząc na [email protected]. Skutki usunięcia opisuje punkt 11.

6. Faza wczesna — co to dla Ciebie znaczy

Serwis jest na wczesnym etapie rozwoju. Mówimy to wprost, bo ma to praktyczne konsekwencje:

• Nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności (SLA). Serwis może być czasowo niedostępny

z powodu prac technicznych, awarii lub aktualizacji.

• Funkcje mogą się zmieniać, pojawiać i znikać. O istotnych zmianach informujemy w Serwisie

lub e-mailem.

• Mimo testów w Serwisie mogą występować błędy. Jeśli któryś zauważysz — zgłoś go na

[email protected]; traktujemy takie zgłoszenia priorytetowo.

7. Twoja odpowiedzialność za dokumenty

To najważniejszy punkt tego regulaminu.

Serwis jest narzędziem do wystawiania i wysyłania faktur, a nie doradcą podatkowym ani księgowym. Nie świadczymy doradztwa podatkowego, prawnego ani rachunkowego.

Oznacza to, że:

• Ty odpowiadasz za treść i poprawność faktur — stawki VAT, daty, kwoty, opisy pozycji,

podstawę zwolnienia, mechanizm podzielonej płatności i wszystko, co na fakturze się znajdzie.

• Ty odpowiadasz za zgodność swoich rozliczeń z prawem podatkowym — Serwis wykonuje

obliczenia i walidacje techniczne, ale nie ocenia, czy dana transakcja została rozliczona prawidłowo.

• Przed wysłaniem faktury do KSeF sprawdź jej podgląd. Faktura przyjęta przez KSeF jest

dokumentem w obiegu prawnym i zmienia się ją wyłącznie korektą.

8. Wysyłka do KSeF

Faktury wysyłamy do KSeF w Twoim imieniu, na podstawie certyfikatu uwierzytelniającego, który sam wgrywasz do Serwisu. Bez tego certyfikatu wysyłka jest niemożliwa.

Na co warto uważać:

• Za skuteczność przyjęcia faktury odpowiada KSeF. Jeśli KSeF odrzuci fakturę albo wysyłka nie

powiedzie się po kilku próbach, dostaniesz o tym powiadomienie w Serwisie — wtedy popraw fakturę i wyślij ponownie.

• Nie odpowiadamy za przerwy w działaniu, zmiany i decyzje KSeF, bo to system zewnętrzny,

prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

• Środowisko KSeF, z którym rozmawia Serwis (testowe albo produkcyjne), jest cechą wdrożenia.

Certyfikat wystawiony dla jednego środowiska nie działa w drugim.

9. Opłaty

Korzystanie z Serwisu jest obecnie bezpłatne, bez limitu wystawianych faktur.

Zastrzegamy prawo wprowadzenia opłat w przyszłości. Jeśli to zrobimy, poinformujemy Cię co najmniej 30 dni wcześniej e-mailem i w Serwisie. Do czasu wejścia opłat w życie korzystanie pozostaje bezpłatne, a Ty możesz w tym okresie usunąć Konto bez żadnych konsekwencji.

10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Wystawiając faktury, wprowadzasz do Serwisu dane swoich kontrahentów. W stosunku do tych danych Ty jesteś administratorem, a my podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO. Akceptując Regulamin, zawierasz z nami umowę powierzenia przetwarzania na warunkach poniżej.

Zobowiązujemy się, że:

• przetwarzamy powierzone dane wyłącznie w celu świadczenia usługi opisanej w punkcie 4

i tylko w zakresie do tego niezbędnym,

• stosujemy środki techniczne i organizacyjne opisane w

Polityce prywatności — w szczególności szyfrowanie połączeń, szyfrowanie poświadczeń KSeF w bazie i ograniczony dostęp do systemów produkcyjnych,

• zapewniamy poufność — dostęp do danych mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne,
• pomagamy Ci wypełnić obowiązki wobec osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie,

usunięcie, przenoszenie),

• zgłaszamy Ci naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu,
• po usunięciu Konta usuwamy powierzone dane w terminach z punktu 11,
• korzystamy z dalszych podmiotów przetwarzających (podwykonawców) wymienionych w

Polityce prywatności i informujemy Cię o planowanych zmianach na tej liście; masz prawo się im sprzeciwić.

Masz prawo skontrolować, jak wykonujemy tę umowę — wystarczy wniosek na [email protected].

11. Rozwiązanie umowy i usunięcie Konta

Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Możesz ją rozwiązać w każdej chwili, usuwając Konto. My możemy ją rozwiązać z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez wypowiedzenia tylko wtedy, gdy korzystasz z Serwisu w sposób niezgodny z prawem albo z Regulaminem — w szczególności próbując zakłócić jego działanie lub uzyskać dostęp do danych innych Użytkowników.

Po usunięciu Konta:

• Zanim je usuniesz, pobierz swoje dokumenty. Faktury musisz przechowywać zgodnie

z przepisami podatkowymi, niezależnie od tego, czy korzystasz z Serwisu.

• Dane z Konta usuwamy w ciągu 30 dni, z wyjątkiem tych, które musimy zachować na podstawie

przepisów prawa (patrz Polityka prywatności).

• Faktury wysłane do KSeF pozostają w KSeF — usunięcie Konta u nas nie usuwa ich z systemu

Ministerstwa Finansów.

12. Reklamacje

Reklamację złóż na [email protected], opisując problem i podając adres e-mail przypisany do Konta. Odpowiadamy w ciągu 14 dni. Jeśli sprawa wymaga więcej czasu, poinformujemy Cię o tym wraz z przewidywanym terminem.

13. Zmiany Regulaminu

Regulamin możemy zmienić z uzasadnionej przyczyny — zmiany zakresu usługi, zmiany przepisów, zmiany po stronie KSeF lub naszych podwykonawców.

O zmianie informujemy co najmniej 14 dni wcześniej e-mailem i w Serwisie. Jeśli nie zgadzasz się na zmianę, możesz w tym czasie usunąć Konto — dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

14. Prawo właściwe

Do Regulaminu stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.