Przez cały 2026 rok KSeF działa w trybie ulgowym: za błędy nie ma kar, najmniejsze firmy mogą jeszcze fakturować po staremu, a przelewy nie wymagają numeru KSeF. Wszystkie te ulgi mają jedną datę końcową — 31 grudnia 2026. Od 1 stycznia 2027 system zaczyna działać na pełnych zasadach i to jest dobry moment, żeby w spokoju sprawdzić, czy któraś ze zmian dotyczy Twojej firmy.
W skrócie
- Od 1 stycznia 2027 urząd może nakładać kary pieniężne za faktury wystawione poza KSeF — do 100% kwoty VAT z faktury.
- Znika limit 10 000 zł miesięcznie: fakturę w KSeF wystawia już każda firma, także najmniejsza i zwolniona z VAT.
- Kasy rejestrujące przestają być sposobem na fakturę — faktury z kasy fiskalnej tylko do końca 2026.
- W przelewach między podatnikami VAT (w tym w split payment) trzeba będzie podawać numer KSeF opłacanej faktury.
- Zostały cztery miesiące — podłączenie się do KSeF zawczasu kosztuje mniej nerwów niż w grudniu.
Które ulgi wygasają z końcem 2026 roku
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 (najwięksi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 (wszyscy pozostali). Ustawodawca dodał jednak okres przejściowy, który łagodzi start systemu. Wygląda on tak:
| Ulga obowiązująca w 2026 | Koniec | Co się zmienia od 1 stycznia 2027 |
|---|---|---|
| Brak kar za błędy w KSeF | 31 grudnia 2026 | Urząd może nakładać kary pieniężne |
| Faktury po staremu przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie | 31 grudnia 2026 | KSeF obejmuje każdą firmę wystawiającą faktury |
| Faktury i paragony z NIP z kasy rejestrującej | 31 grudnia 2026 | Faktura tylko przez KSeF |
| Przelew bez numeru KSeF | 31 grudnia 2026 | Numer KSeF obowiązkowy w płatnościach między podatnikami |
Każdy z tych punktów rozkładamy poniżej.
Kary za błędy — czego dokładnie dotyczą
Do końca 2026 roku pomyłki w KSeF nie kosztują nic poza czasem na ich poprawienie. Od 1 stycznia 2027 naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną na podatnika, który:
- wystawił fakturę poza KSeF, mimo że miał obowiązek wystawić ją w systemie,
- w trybie offline albo w czasie awarii wystawił fakturę niezgodną z obowiązującym wzorem,
- nie przesłał do KSeF w terminie faktur wystawionych w trybie offline lub podczas awarii.
Kara może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% należności ogółem. To górne granice: kara jest wymierzana decyzją, indywidualnie dla każdego przypadku. Ministerstwo Finansów zapowiada, że maksymalne stawki nie będą stosowane automatycznie — ale łagodniejsze potraktowanie łatwiej uzyskać, gdy widać, że firma próbowała działać w dobrej wierze, a nie ignorowała obowiązek przez rok.
Nie odkładaj wdrożenia na grudzień
„Kary dopiero od 2027" bywa czytane jako „mam czas do końca roku". W praktyce to ostatnie miesiące na przetestowanie wysyłki na własnych fakturach — z prawem do błędu, które w styczniu zniknie.
Limit 10 000 zł znika — KSeF dla wszystkich
Najmniejsze firmy — te, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie — mogły przez cały 2026 rok wystawiać faktury papierowo albo PDF-em. Od 1 stycznia 2027 ten wyjątek wygasa i fakturę w KSeF wystawia już każda firma, niezależnie od skali sprzedaży i od tego, czy jest VAT-owcem.
Jeśli korzystasz dziś z tego limitu, szczegóły — łącznie z tym, co się dzieje przy jego przekroczeniu jeszcze w 2026 — opisaliśmy w artykule KSeF a zwolnienie z VAT.
Koniec faktur z kasy fiskalnej
Do końca 2026 roku faktura wystawiona z kasy rejestrującej i paragon z NIP do 450 zł (uznawany za fakturę uproszczoną) są jeszcze honorowane. Od 1 stycznia 2027 faktura dla firmy musi przejść przez KSeF — kasa zostaje od paragonów dla konsumentów.
Dla sklepów i punktów usługowych oznacza to jedno: gdy klient poda NIP i poprosi o fakturę, trzeba ją wystawić w programie połączonym z KSeF, a nie „z kasy".
Numer KSeF w przelewie
Ostatnia zmiana dotyczy płatności. Od 1 stycznia 2027 w przelewach między podatnikami VAT — w tym w mechanizmie podzielonej płatności — trzeba będzie podać numer KSeF opłacanej faktury (albo identyfikator zbiorczy przy płatności za kilka faktur).
W praktyce: numer KSeF musi być pod ręką w momencie robienia przelewu. Jeśli Twój program pokazuje go przy każdej fakturze — także zakupowej, pobranej z KSeF — ta zmiana sprowadza się do skopiowania jednego pola.
Jak przygotować firmę przez najbliższe cztery miesiące
- Sprawdź, czy wystawiasz już w KSeF. Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł albo z faktur z kasy — zaplanuj przejście, zanim zrobi to za Ciebie kalendarz.
- Wyrób certyfikat KSeF, jeśli jeszcze go nie masz. Trwa to kwadrans, a bez niego nie wystawisz faktury w systemie.
- Przetestuj wysyłkę na prawdziwych fakturach jeszcze w tym roku — błędy w okresie przejściowym nic nie kosztują.
- Zajrzyj do faktur zakupowych w KSeF. Od dawna tam trafiają; upewnij się, że żadna nie czeka nieodebrana.
- Sprawdź, skąd weźmiesz numer KSeF do przelewów — swój i swoich dostawców.
Jak to działa w fakturea
W fakturea większość tej listy dzieje się sama:
- faktura po wystawieniu od razu trafia do KSeF, a numer KSeF i UPO zapisują się przy dokumencie — masz je pod ręką także do przelewu,
- faktury zakupowe od dostawców pobierają się z KSeF na jedną listę, razem z ich numerami KSeF,
- certyfikat KSeF wgrywasz raz, a program pilnuje wysyłki, ponawia ją po awarii i tłumaczy błędy systemu na polski,
- gdy urząd odrzuci fakturę, poprawiasz ją i wysyłasz ponownie — bez zmiany numeru i bez ręcznego grzebania w XML-u.
Wystawianie faktur z wysyłką do KSeF jest w fakturea za 0 zł, bez limitu dokumentów. Konto założysz w minutę i bez karty: zacznij tutaj, a jeśli dopiero poznajesz system, zacznij od przewodnika Co to jest KSeF.
Stan prawny na sierpień 2026. Wysokość kar i szczegóły obowiązków przelewowych wynikają z ustawy o VAT (m.in. art. 106ni) — jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, np. działasz w branży z wyłączeniami z KSeF, potwierdź szczegóły u księgowej.