Od kwietnia 2026 fakturę dla innej firmy wystawia się w KSeF — i jest na to dokładnie dwie drogi: darmowa Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów albo program do fakturowania, który wysyła dokumenty do systemu za Ciebie. Pokazujemy obie, krok po kroku, razem z tym, co dzieje się po kliknięciu „Wyślij" i jakie błędy najczęściej zatrzymują pierwszą fakturę.
W skrócie
- Fakturę w KSeF wystawisz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo w programie do fakturowania zintegrowanym z systemem.
- Do Aplikacji Podatnika zalogujesz się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF; program do fakturowania uwierzytelnia się certyfikatem.
- Po wysyłce faktura dostaje numer KSeF, a Ty UPO — urzędowe poświadczenie odbioru. To dowód, że dokument jest w systemie.
- Za datę wystawienia uznaje się dzień wysłania do KSeF, nie dzień wypełnienia formularza.
- Faktury dla konsumentów (B2C) wystawiasz poza KSeF, po staremu.
Zanim wystawisz pierwszą fakturę
Niezależnie od drogi potrzebujesz trzech rzeczy:
- Kompletnych danych firmy — nazwy zgodnej z CEIDG lub KRS, NIP-u i adresu. System sprawdza zgodność NIP-u sprzedawcy z uprawnieniami wysyłającego.
- Danych nabywcy z NIP-em — to po NIP-ie faktura trafia do właściwej firmy w KSeF.
- Sposobu uwierzytelnienia — w Aplikacji Podatnika wystarczy Profil Zaufany; program do fakturowania potrzebuje certyfikatu KSeF (jak go wygenerować, opisaliśmy w przewodniku Co to jest KSeF).
Status VAT nie ma znaczenia — faktura bez VAT idzie do KSeF tak samo jak faktura z VAT. Szczegóły dla firm zwolnionych: KSeF a zwolnienie z VAT.
Droga 1: Aplikacja Podatnika KSeF — za darmo, ale wszystko ręcznie
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0, w której wystawisz, odbierzesz i przejrzysz faktury.
- Wejdź na stronę podatki.gov.pl i wybierz Aplikację Podatnika KSeF 2.0.
- Zaloguj się — najprościej Profilem Zaufanym; firmy używają też podpisu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF.
- Wybierz wystawianie faktury i wypełnij formularz: dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, stawki, terminy.
- Wyślij dokument — po chwili zobaczysz numer KSeF i UPO.
Aplikacja Podatnika sprawdza się przy fakturze wystawianej raz na jakiś czas. Jej ograniczenia widać przy regularnej sprzedaży: formularz wypełniasz od zera za każdym razem, aplikacja nie pilnuje ciągłości Twojej numeracji, nie pamięta kontrahentów ani produktów, nie przypomni o niezapłaconej fakturze i nie wystawi korekty na podstawie oryginału.
Droga 2: program do fakturowania — formularz robi większość za Ciebie
Program zintegrowany z KSeF przejmuje całą techniczną stronę: schemat FA(3), uwierzytelnienie, wysyłkę, pobranie UPO i kod QR na wydruku. Ty wypełniasz zwykły formularz faktury, tak jak przed KSeF.
Tak to wygląda w fakturea:
- Jednorazowa konfiguracja — w ustawieniach wgrywasz certyfikat KSeF z kluczem. Robisz to raz.
- Nowa faktura — wybierasz kontrahenta (program pamięta dane i domyślny termin płatności), dodajesz pozycje z cennika albo wpisujesz ręcznie. Numer nadaje się sam, zgodnie z Twoim schematem numeracji.
- Wyślij — faktura leci do KSeF, a numer KSeF i UPO zapisują się przy dokumencie. Wydruk i PDF dostają wymagany kod QR.
- Gdy coś się nie zgadza — błąd z KSeF dostajesz opisany po polsku, z podpowiedzią co poprawić, zamiast surowego kodu z dokumentacji ministerstwa.
Do tego dochodzą rzeczy, których w Aplikacji Podatnika nie ma: faktury cykliczne, waluty obce z kursem NBP, magazyn zdejmujący stany przy sprzedaży i faktury kosztowe pobierane z KSeF na jedną listę.
Co dostajesz po wysyłce
Poprawna faktura wraca z systemu z dwoma potwierdzeniami:
- numerem KSeF — długim identyfikatorem, po którym każdy może zweryfikować dokument w systemie,
- UPO — urzędowym poświadczeniem odbioru, odpowiednikiem potwierdzenia nadania listu poleconego.
Od tego momentu faktura jest w rejestrze państwowym. Klient pobiera ją ze swojego KSeF — nie musisz jej wysyłać mailem, choć wielu sprzedawców nadal przekazuje wizualizację PDF z kodem QR dla wygody odbiorcy.
Najczęstsze potknięcia przy pierwszej wysyłce
Cztery rzeczy, które zatrzymują pierwszą fakturę
- NIP z myślnikami albo literówką — system wymaga 10 cyfr bez znaków rozdzielających i odrzuca dokument w całości.
- Zły certyfikat — w Aplikacji Podatnika generuje się dwa rodzaje certyfikatów; do wysyłki służy uwierzytelniający, nie ten z dopiskiem „offline".
- Kwoty niezgodne co do grosza — suma pozycji musi zgadzać się z podsumowaniem; KSeF nie przyjmuje „prawie dobrze".
- Wysyłka po terminie — za datę wystawienia uznaje się dzień wysłania do systemu. Szkic zapisany 31-go, a wysłany 1-go, to faktura z nowego miesiąca.
Odrzucona faktura nie istnieje w KSeF — poprawiasz dane i wysyłasz ponownie. Za to faktury już przyjętej nie da się edytować ani usunąć; pomyłkę naprawisz wyłącznie fakturą korygującą.
Faktura dla konsumenta — bez zmian
KSeF obejmuje obrót między firmami. Fakturę dla osoby prywatnej wystawiasz i przekazujesz bezpośrednio, jak dotąd. Jeśli klient w trakcie zakupu poda NIP, dokument staje się fakturą firmową i musi przejść przez system.
Wystawianie faktur z wysyłką do KSeF — razem z numeracją, kontrahentami, korektami i fakturami cyklicznymi — jest w fakturea za 0 zł, bez limitu faktur. Konto zakładasz w minutę i bez karty: zacznij tutaj, a jeśli wystawiasz pierwszą fakturę w życiu firmy, mamy też osobny przewodnik: Pierwsza faktura w nowej firmie.