ksefyy nazywa się teraz fakturea
Ten poradnik powstał pod dawną nazwą ksefyy — aplikacja i wszystkie opisane tu funkcje działają bez zmian pod adresem fakturea.pl. Więcej w osobnym wpisie o zmianie nazwy.
Magazyn w fakturea nie wymaga wdrożenia ani szkolenia — jeśli wystawiasz u nas faktury, większość pracy magazynowej dzieje się sama. Ten poradnik przechodzi całą drogę krok po kroku: od pierwszego towaru w kartotece, przez dokumenty i przyjęcia z KSeF, po raporty i spis z natury na koniec roku. Każdy krok możesz wykonać od razu w aplikacji.
W skrócie
- Zaczynasz od kartoteki: towar z włączonym śledzeniem stanu i stanem początkowym.
- Rozchód dzieje się sam — wystawiasz fakturę, stan schodzi; korekta sama go zwraca.
- Przyjęcia najprościej robić z faktur zakupowych pobranych z KSeF — jednym potwierdzeniem.
- Dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM wystawiasz w zakładce Dokumenty; każdy może być szkicem.
- Rezerwacje pilnują, żeby nie obiecać tego samego towaru dwa razy.
- Na koniec okresu masz raporty i protokół spisu z natury do wydruku.
Krok 1. Załóż towary w kartotece
Wejdź w Magazyn → Kartoteka towarów i usług i dodaj towar. Zaznacz śledzenie stanu, podaj jednostkę, cenę sprzedaży i — jeśli masz towar na półce — stan początkowy z ceną zakupu. Ta cena stanie się pierwszą „warstwą" wyceny FIFO, więc warto podać prawdziwą.
Import z pliku
Masz kartotekę w Excelu albo w innym programie? Użyj przycisku Import CSV — nazwy, stany, ceny i kody EAN wejdą jednym ruchem. Kod EAN warto uzupełnić: to po nim najskuteczniej dopasowują się przyjęcia z faktur KSeF.
Krok 2. Sprzedawaj — rozchód zrobi się sam
Tu nie ma nic do klikania. Wystawiasz fakturę jak zwykle, a w momencie wysyłki do KSeF towar schodzi ze stanu, z kosztem własnym policzonym metodą FIFO. Korekta albo anulowanie faktury same zwracają towar na magazyn.
Jeśli chcesz mieć do każdej faktury papierowe WZ, włącz w Magazyn → Magazyny opcję Automatyczne WZ do faktur sprzedaży — dokument będzie powstawał sam, bez ruszania stanu drugi raz.
Krok 3. Przyjmuj towar z faktur zakupowych KSeF
Faktury od dostawców i tak trafiają do KSeF — fakturea pobiera je w zakładce Faktury zakupowe. Przy fakturze z towarem kliknij Przyjmij na magazyn:
- pozycje dopasowane po kodzie EAN albo nazwie mają zielony status — nic nie musisz robić;
- pozycję bez dopasowania wskaż z kartoteki albo załóż z niej produkt jednym kliknięciem — nazwa, jednostka, cena zakupu i EAN przepiszą się z faktury;
- klikasz Przyjmij na magazyn i towar jest na stanie, wyceniony po cenach z faktury.
System zapamiętuje Twoje dopasowania per dostawca. Druga faktura z tej samej hurtowni przyjmie się bez żadnego klikania — a jeśli wolisz pełny automat, włącz Automatyczne PZ z faktur zakupu.
Krok 4. Dokumenty magazynowe, gdy ich potrzebujesz
W zakładce Dokumenty wystawisz komplet: WZ (wydanie do klienta), PZ (przyjęcie bez faktury), PW (przyjęcie wewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny — z powodem: zużycie, szkoda, darowizna, cele osobiste) i MM (przesunięcie między magazynami).
Każdy dokument możesz zapisać jako szkic — nie ruszy stanu, dopóki go nie zatwierdzisz, a szkic WZ dodatkowo rezerwuje towar. Dokumentów się nie kasuje: anulowanie zostawia ślad w rejestrze i cofa stan stornem.
Kilka lokalizacji?
W zakładce Magazyny dodasz kolejne magazyny — każdy ma osobne stany i osobną wycenę. Towar przenosisz dokumentem MM, a wartość zapasu firmy nie zmienia się przy tym ani o grosz, bo MM przenosi warstwy FIFO razem z cenami.
Krok 5. WZ przez miesiąc, faktura na koniec
Jeśli wydajesz towar temu samemu klientowi wielokrotnie, wystawiaj WZ-tki na bieżąco, a na koniec miesiąca zaznacz je na liście dokumentów i kliknij Wystaw fakturę zbiorczą. Pozycje zagregują się same, stan nie zejdzie drugi raz, a numery WZ polecą do KSeF w dedykowanym polu faktury. Pamiętaj o terminie z ustawy: do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostaw.
Krok 6. Rezerwuj to, co obiecane
Na Stanach magazynowych kliknij Rezerwacje — zarezerwujesz towar ręcznie, a rezerwacje ze szkiców WZ i proform (akcja „Zarezerwuj towar" na proformie) powstają same i same wygasają. W ustawieniach magazynów wybierasz, co robi system przy wydaniu poniżej ilości dostępnej: ostrzega czy blokuje.
Krok 7. Raporty i spis z natury
Zakładka Raporty odpowiada na cztery pytania:
| Raport | Na co odpowiada |
|---|---|
| Obroty | ile przyszło i wyszło w okresie, ilościowo i wartościowo |
| Rotacja | jak szybko towar się obraca i co leży martwe od 90+ dni |
| Braki | na ile dni wystarczy zapasu przy obecnym tempie sprzedaży |
| Stan na dzień | ilości i wartość FIFO na dowolną datę — także wstecz |
Każdy raport wyeksportujesz do CSV. Na koniec roku wejdź w Stan na dzień, ustaw 31 grudnia i kliknij Drukuj protokół spisu — dostaniesz arkusz remanentu z kolumną na policzone ilości i miejscami na podpisy, gotowy do KPiR.
Stan się nie zgadza?
Jeśli po policzeniu towaru rzeczywistość różni się od systemu, użyj Inwentaryzacji na stanach magazynowych: wpisujesz policzone ilości w jeden arkusz, a różnice zaksięgują się same jako dokument z protokołem. Bez ręcznych korekt pozycja po pozycji.
Od czego zacząć dziś
Kolejność na pierwszy dzień: kartoteka z EAN-ami (krok 1) → jedno przyjęcie z faktury KSeF (krok 3) → faktura sprzedaży i podgląd, jak stan zszedł sam (krok 2). Reszta — dokumenty, rezerwacje, raporty — dołącza wtedy, kiedy jej potrzebujesz. A wszystko w aplikacji, w której faktury z wysyłką do KSeF wystawiasz za 0 zł.